Tính năng phần mềm CRM nào là quan trọng nhất với doanh nghiệp nhỏ, vừa, lớn?

CRM (Phần mềm quan hệ khách hàng) rất cần thiết cho bất kì quy mô nào, nhưng tất nhiên đó không phải phần mềm bao hàm tất cả tính năng cho tất cả quy mô bạn cần thiết. Một nhóm sales có 3 người sẽ có mong muốn rất khác so với một đội ngũ có hơn 300 người, và phần mềm doanh nghiệp bạn cần sẽ phản ánh rõ điều đó.
Có vô vàn phần mềm CRM cho tổ chức để lựa chọn bắt buộc rất khá phức tạp để thu hẹp phạm vi tìm kiếm và chọn ra 1 thứ cần thiết nhất khi bạn còn không đảm bảo bạn đang tìm gì. Vì vậy, chúng tôi đã vạch ra các chức năng CRM giá trị nhất mà 1 doanh nghiệp không thể thiếu để bạn lựa chọn.
I. phần mềm doanh nghiệp CRM cho tổ chức nhỏ: Hãy bắt đầu từ những giải pháp CRM cơ bản
Các công ty nhỏ thường chưa ổn định và rời rạc. Ở giai đoạn này, bạn vẫn đang loay hoay tìm những thứ cực tốt nhất cho tổ chứccủa mình. Vì vậy thật vô nghĩa khi khóa doanh nghiệp vào một hệ thống phức tạp mà vẫn cần phải xem xét và cải thiện trong một hoặc hai tháng tiếp sau theo. Tuy nhiên, bạn vẫn nên có một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng để song hành với sự lớn mạnh của quy mô này, và những giải phápcơ bản dưới đây là không thể thiếu.
1. giải pháp lưu trữ thông tin liên lạc
Hầu hết các phần mềm CRM đều có khả năng lưu trữ data khách hàng bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ email, và những dữ liệu cơ bản khác. Nếu đơn vị bạn có những trường thông tin đặc biệt để nắm bắt được hành vi của đối tượng có tiềm năng và để dễ dàng giữ chân khách hàng tiếp này, hãy đảm bảo rằng phần mềm của bạn có chức năng tạo thêm những trường đó.
2. Theo dõi email và các cuộc gọi
cho dù cảkhi bạn chỉ có một nhân sự sale, bạn vẫn cần kiểm soát tất cả các cuộc gọi từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Hãy đảm bảo rằng nhân viên sale của bạn luôn thường xuyên nhập các tương tác mà họ đã có với khách hàng lên hệ thống CRM. Việc nắm bắt toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng có thể sử dụng dịch vụ sẽ dễ hơn nếu làm ngay từ đầu. Hãy cố gắng bổ sung đầy đủ để lấp đầy những khoảng cách của bạn với leads và hoàn chỉnh hồ sơ khách hàng.
3. Khả năng ghi chú
Đây là một đặc điểm không thể thiếu, việc ghi chú thực sự mang đến cho việc tương tác với khách hàng một chân trời mới. Một hồ sơ về 5 cuộc gọi trước đó thực sự đối với người ngoài nếu không có những ghi chú rõ bên dưới về những gì đã bàn luận với khách hàng trước đó và vài dòng nhắc nhở về những bước tiếp theo.
Đây cũng là tính năng rất cần thiết khi mở rộng quy mô doanh nghiệp. Ghi chú không chỉ hữu dụng với những người mới làm quen với sổ bán hàng của bạn, nó còn cực tốt cho việc chuyển giao leads cho những nhân viên mới khi quy mô tổ chức lớn hơn và group
bán hàng bắt đầu tăng dần.
4. tùy chỉnh các giai đoạn để chốt deals
Bạn có thể chưa có một quy trình bán hàng thật sự hoàn chỉnh, nhưng đến khi bạn có 1 quy trình, bạn sẽ cần một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng có khả năng phân các giai đoạn sales để phân loại deals và xem dự báo một cách chính xác hơn.
Xem thêm: Tổng đài Call Center Vtiger siêu tiết kiệm.
5. Theo dõi tiến trình làm việc của các cá nhân sales một cách cụ thể
Cách đơn giản và nhanh nhất có thể để theo dõi hoạt động của group sales là nhìn vào số liệu theo từng bước của họ. Sẽ có rất nhiều cách để xem xét các con số này — bạn có thể nhìn vào số liệu theo từng bước của mỗi team, theo thứ tự, theo lãnh thổ, v.v… Những điều này sẽ khiến bạn nắm rõ ràng chất lượng làm việc của cá nhân trong lòng bàn tay và dễ dàng cân nhắc khi muốn nâng cấp giải pháp về tiếp.
Nhưng nếu bạn bắt đầu từ quy mô nhỏ, hãy chắc chắn rằng software quản lý quan hệ khách hàng bạn đang dùng có chức năng hiện các dashboards (bảng điều khiển trung tâm), nơi bạn có thể theo dõi tiến trình và số liệu của từng nhân sự sales. Bằng cách đó, bạn không nhất thiết phải truy cập vào từng hồ sơ của các deals để đưa ra dự báo tiếp sau này.
II. software CRM cho doanh nghiệp vừa: Tập trung vào khả năng kiểm soát sự lộn xộn ở thời điểm này
Các nhóm bán hàng tại các doanh nghiệp cỡ vừa thường có một loạt các vấn đề và thách thức khác nhau. Khi công ty bạn đang ở giai đoạn tăng trưởng, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn và lộn xộn. Nhóm bán hàng của bạn bắt đầu lớn mạnh quá lớn vượt ngoài tầm kiểm soát, và bạn cần một phần mềm doanh nghiệp để thích ứng với sự thay đổi của doanh nghiệp.
Hãy tìm một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp bạn đơn giản đưa ra các quyết định với sự nhầm lẫn ít nhất. Bạn sẽ không thể yên tâm đào tạo và tuyển các cá nhân sales mới nếu vẫn còn lăn tăn về số liệu và chất lượng làm việc của các nhân sự hiện tại. software quản lý quan hệ khách hàng cần giúp bạn có dự báo và ra quyết định đơn giản cho tiếp theo sau này, bao gồm tất cả những chức năng cơ bản một doanh nghiệp nhỏ cần, cộng với những thứ tiếp sau:
1. Tích hợp email và cuộc gọi
Một số phần mềm quản lý quan hệ khách hàng cho phép bạn thực hiện cuộc gọi ngay từ trong ứng dụng. Một số cũng tích hợp các ứng dụng email phổ biến để bạn có thể đăng nhập ngay từ trong CRM, giúp nhân viên sales dễ dàng soạn email cho các khách hàng tiềm năng.
Nếu bạn bắt đầu từ lúc chỉ có một-hai cá nhân cho đến giai đoạn này, điều đó có nghĩa mức độ lớn mạnh hiện tại của tổ chức bạn đòi hỏi một software dễ nhập hồ sơ người dùng một cách kịp thời. Việc nhập dữ liệu bằng tay chỉ hiệu quả với quy mô từ 1-hai nhân sự, nhưng sẽ rất mất thời gian nếu bạn có hai5-30 người và doanh nghiệp sẽ bị lãng phí thời gian vào khâu bán hàng.
2. tính năng gắn nhiệm vụ
Ở giai đoạn tăng trưởng có nghĩa là doanh nghiệp bạn đang có một sự thay đổi lớn về nhân sự, phân bổ lãnh thổ, và các thay đổi chung khác. Các khách hàng tiềm năng sẽ đơn giản bị lôi kéo từ nhân sự sales này sang nhân viên sales khác, sự nhập nhằng này sẽ rất không dễ kiểm soát và gây rạn nứt trong nội bộ. Sẽ càng khó khăn hơn khi số lượng deals ngày căng tay và các khách hàng tìm đến doanh nghiệp nhiều hơn.
tính năng gắn nhiệm vụ sẽ giúp mọi thứ trong tầm tay, tránh khỏi sự hỗn loạn. Các nhân viên sales và các nhà quản lý có thể gắn thẻ nhiệm vụ cho nhau và theo dõi những thứ mình phải làm trong ngày.
3. Thu âm cuộc gọi
Khi bạn chỉ có một hoặc hai cá nhân, bạn có thể đơn giản dành thời gian để ngồi huấn luyện nhân sự trên từng cuộc gọi và khẳng định chắc chắn họ chốt deals thành công. Nhưng khi công ty tăng trưởng, bạn sẽ không thể dành thời gian để huấn luyện cho nhân sự mọi lúc, mọi nơi như vậy nữa. giải pháp ghi âm cuộc gọi đảm bảo bạn có thể nghe lại các cuộc gọi trong ngay và lấy chúng làm ví dụ tuyệt vời cho các nhân sự trong tương lai.
4. tính năng theo dõi tổng quan tiến trình làm việc của nhân viên
Càng có nhiều nhân viên bán hàng thì càng tốn nhiều thời gian để đánh giá hiệu quả bán hàng tổng thể. Không nhất thiết bạn phải mua trọn bộ công cụ báo cáo mà các công ty lớn sẽ làm, nhưng bạn vẫn cần một phần mềm doanh nghiệp CRM giúp bạn theo dõi tiến trình và số liệu làm việc của các nhân viên sales để đảm bảo bạn không tốn quá nhiều thời gian làm báo cáo như trước.
III. giải pháp CRM cho các doanh nghiệp lớn: Giúp bạn đưa ra các insights (sự thật ngầm hiểu) về người mua từ số liệu đang có
Các doanh nghiệp với đội ngũ sales lớn thường nắm trong tay các yếu tố hữu dụng ảnh hưởng đến kết quả bán hàng của họ. Trong khi vất vả thử nghiệm và tinh chỉnh chiến lược của mình để thích ứng và cải thiện hiệu suất bán hàng, với các đặc điểm của CRM, bạn sẽ có thể dành nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu các dữ liệu mà bạn đã có.
1. tùy biến chế độ xem tiến trình làm việc của cá nhân bán hàng
Bạn có thể tùy biến để xem tiến trình làm việc theo các yếu tố khác nhau. Ở giai đoạn này bạn không chỉ cần đưa ra các dự báo tổng quan, mà còn phải làm chúng một cách kịp thời. Vì đặc biệt quan trọng như vậy nên việc đánh giá hiệu suất của mỗi nhóm bán hàng theo các yếu tố khác nhau là điều cần thiết để phát triển một lực lượng bán hàng hiệu quả.
Những đội bán hàng thành công hơn các nhóm kém hơn ở điểm gì? Các nhà quản lý cao cấp làm thế nào để phát triển nhóm của họ? Liệu các đội thất bại có bỏ qua bước hữu dụng nào trong quá trình bán hàng hay không? Các vùng nào đang thiếu người dùng tiềm năng?
Bạn không thể trả lời trọn vẹn và chính xác bất kỳ câu hỏi nào trong số những câu hỏi trên nếu không có đặc điểm tùy biến này.
Xem thêm: Thiết kế website tối ưu bán hàng
hai. giải pháp báo cáo nâng cao
Đây là giai đoạn bạn cần làm các báo cáo chuyên sâu hơn và các chức năng bạn cần sẽ khác nhau giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp khác. Những câu hỏi bạn đặt ra với một doanh nghiệp lớn sẽ phức tạp hơn.
Bạn có muốn biết cuộc trò chuyện từ những giây đầu tiên kiểu nào sẽ giúp bạn mang lại doanh thu nhiều nhất không? Hay nhân viên nào có chu kỳ bán hàng ngắn nhất – những giao dịch đó có điểm gì chung? Làm thế nào để tỉ lệ churn (tỉ lệ khách hàng rời bỏ sản phẩm này để sử dụng sản phẩm khác) tương quan với chiều dài của chu kỳ bán hàng? Các khách hàng tiềm năng của bạn đến từ đâu, và khách đến từ nguồn nào sẽ có giá trị nhất? Đây là những ví dụ về các câu hỏi mà các doanh nghiệp lớn phải tự hỏi mình để cải thiện hiệu suất bán hàng.
Khi lựa chọn phần mềm doanh nghiệp CRM cho mình, bạn nên cân bằng hai yếu tố – chắc chắn nó có có tiềm năng lớn mạnh song hành với tổ chức của bạn, trong khi không phải bỏ ra thêm 1 khoản lớn để nâng cấp các tính năng. Cuối cùng, các giải pháp góp phần đưa ra hoặc phá vỡ các quyết định của bạn sẽ tùy thuộc vào từng mong muốn cụ thể của doanh nghiệp.